SOP STANDAR OPERASIONAL RETAIL DAN MALL

SOP STANDAR OPERASIONAL RETAIL

Retail adalah  kegiatan usaha menjual barang atau jasa kepada perorangan untuk keperluan diri sendiri, keluarga atau rumah, Selain menjual kebutuhan kebutuhan rumah tangga seperti Yogya Dept Store, Giant, Carefour, Alfamart dan Indomart, dll, Penjual buku seperti Gramedia dan penjual alat dan peralatan elektronik juga disebut Ritel.

Sekarang ini makin banyak ditemukan usaha ritel baik mini market, super market maupun hyper market dan orang pun semakin terbiasa belanja di ritel, semakin banyak yang berkunjung ke area ritel, DAN semakin meningkat pula ATHG ancaman dan gangguan keamanan di area ritel.

Menurut penelitian, penyebab kehilangan barang timbul dari :

1. Karyawan 45%
2. Pihak Luar 30%
3. Kesalahan dan ketidak akuratan pencatatan 20%
4. Kesalahan Supplier 5%

Berdasarkan tempatnya, kehilangan bisa terjadi di area :

1. Area Receiving Barang.
2. Area Gudang.
3. Pintu Akses karyawan.
4. Area Penjualan / Display.
5. Kasir.

Dari data diatas kita bisa perhatikan berapa banyak kehilangan yang dapat dicegah apabila kita bisa mencegah kehilangan yang diakibatkan oleh karyawan atau pihak luar, banyak bukan?

Semakin kita bisa mencegah kehilangan, semakin rendah pula kerugian yang diterima perusahaan maka perusahaan tempat kita bekerja akan semakin maju, perusahaan semakin maju maka tingkat kesejahteraan karyawan-pun akan semakin meningkat. Jadi tindakan pengcegahan yang Satpam lakukan akan sangat berpengaruh besar kepada setiap orang yang bekerja dan berpengaruh terhadap semua pihak-pihak yang berkepentingan (Supplier, Produsen, Penyewa Counter, dll).

Sebelum melakukan langkah-langkah pencegahan, kita akan pelajari dahulu mengapa orang banyak tertarik untuk melakukan pencurian di area retail, biasanya area retail itu:

1. Memiliki penataan produk yang menarik dan berlimpah dengan berbagai macam pilihan.
2. Orang bisa dengan bebas keluar masuk dengan berbelanja atau tidak berbelanja.
3. Produk display mudah dijamah/dijangkau.
4. Orang bebas memilih dan memilah barang.
5. Terlihat mudah untuk melakukan pencurian.

Apa saja hambatan didalam melakukan upaya pencegahan/ pengamanan? Hambatannya adalah :

1. Area Retail biasanya luas dan memiliki lorong-lorong sehingga pengawasan tidak bisa memantau seluruh area.
2. Beberapa retail belum melengkapi sistem pengamanannya dengan CCTV yang bisa zoom in dan bergerak dengan kualitas gambar yang baik.
3. Di beberapa retail pelanggan bisa masuk menggunakan Jacket dan membawa Tas.
4. Penegakan keamanan tidak bisa terlalu keras dan menonjol dilakukan karena akan mengurangi kenyamanan pelanggan dan merugikan citra perusahaan.
5. Tidak bisa sembarangan melakukan pemeriksaan dan penindakan bagi orang yang dicurigai karena akan merusak nama baik perusahaan retail dan memungkinkan timbulnya tuntutan hukum apabila terjadi kesalahan /kekeliruan di dalam proses penindakan.
6. Kurangnya kesadaran dari SPG/ SPB untuk bersama sama melakukan pengawasan dan pengamanan terhadap produk di luar tanggung jawabnya.
7. Tidak adanya “Rasa Memiliki” terhadap perusahaan, sehingga karyawan dan staff lain menganggap remeh kehilangan/ kerusakan barang yang tercecer atau harga satuannya terbilang murah.

Apa yang bisa dilakukan oleh anggota satpam untuk menekan dan mengurangi tingkat kehilangan di suatu perusahaan retail?

Kembali ke teori dasar mengapa kejahatan bisa terjadi, kejahatan terjadi karena terpenuhinya unrur-unsur :

1. Niat
2. Kesempatan
3. Kemampuan

Melihat ketiga unsur tersebut, kita bisa melakukan pencegahan dengan cara :

Menghilangkan niat.

1. Memasang tanda tanda peringatan yang mudah terbaca (Standing Banner, spanduk, Sticker, dll) disetiap pintu masuk dan sudut area toko, seperti “Toko ini dilengkapi CCTV, Setiap tindak pencurian akan diserahkan kepada pihak kepolisian, dll” akan membuat calon pelaku menjadi lebih takut untuk melaksanakan pencurian.
2. Kepala Satpam agar terbiasa melakukan pembinaan dengan memberikan peringatan-peringatan apa yang tidak boleh dilakukan oleh anggota satpam secara jelas dan berulang-ulang pada saat apel atau pada setiap ada kesempatan.
3. Kepala satpam agar peduli dengan kehidupan pribadi anggotanya, selalu bersikap membela dan memberikan bantuan pada saat diperlukan dan memastikan selalu berusaha agar kesejahteraan anggota terpenuhi oleh pimpinan, hal ini akan membentuk sikap loyal terhadap atasan dan perusahaan sehingga dapat membentengi diri dari godaan untuk melakukan tindak penggelapan/pencurian di area kerja.
4. Apabila diketahui ada anggota atau ada karyawan yang sering meminjam uang ke karyawan lainnya (apapun alasannya), segera infokan ke pimpinan untuk melakukan penggantian, hal ini sebagai upaya pencegahan dini walaupun kita tidak berprasangka buruk terhadap orang tersebut, tetapi dilakukan sebagai upaya jaga-jaga dan melindungi orang tersebut.
5. Tanamkan sikap sederhana dan sifat penuh syukur kepada anggota satpam pada setiap Apel Pagi/Malam.
6. Pembinaan mental bagi anggota satpam untuk mengurangi keinginan/kebiasaan konsumtif yang mendorong pada perbuatan melawan hukum (pencurian, penggelapan).
7. Lakukan pergantian anggota jaga setiap 6 bulan sekali untuk meminimalisasi kedekatan anggota satpam dengan karyawan.
8. Security Meeting dengan karyawan untuk meningkatkan Sense of security bagi karyawan dan mengevaluasi sistem pengamanan yang telah dan akan dilakukan.
9. Koordinasi dengan Pihak Kepolisian untuk memproses setiap tindakan pencurian/pengutilan/penggelapan sebagai efek jera.

Menghilangkan Kesempatan.

Area Receiving Barang.

1. Ditempatkan 1 anggota dan tidak boleh ditinggalkan/dikosongkan selama   pintu receiving masih buka.
2. Satpam melakukan pengawasan penerimaan dan penyerahan barang, apabila  diperlukan dapat melakukan re-check dengan melakukan penghitungan fisik barang.
3. Melakukan pemeriksaan orang dan pemeriksaan barang bawaan.
4. Memastikan hanya petugas receiving saja yg berada di area receiving.
5. Memastikan keluar masuk troley dan sampah bersih tidak membawa barang tanpa surat pengantar. 

Area Gudang.

1. Ditempatkan 1 anggota dan tidak boleh ditinggalkan/ dikosongkan selama gudang masih buka.
2. Memeriksa surat pengiriman barang dan memastikan sudah diverifikasi oleh pihak yang berwenang.
3. Memastikan hanya petugas gudang saja yang berada di area gudang.
4. Melaksanakan pemeriksaan fisik kendaraan keluar.
5. Memastikan pintu dan akses lainnya sudah terkunci pada saat gudang tutup.
6. Melarang siapapun mendekati area gudang pada saat gudang sudah tutup.
7. Mendata orang lain yang berada di sekitar area gudang apabila gudang sudah tutup (Sopir/kenek yg menginap menunggu bongkar muat).
8. Anggota satpam tidak boleh menerima tamu pada saat tugas walaupun itu adalah teman, kerabat atau keluarga sendiri.
9. Tidak boleh menerima titipan barang dalam bentuk apapun (kecuali surat dan paket untuk manajemen).
10. Pengendalian dan pencatatan keluar masuk produk hadiah bagi konsumen.

Pintu Akses karyawan.

1. Ditempatkan 1 anggota dan tidak boleh ditinggalkan/dikosongkan selama pintu akses karyawan masih buka.
2. Melaksanakan pemeriksaan orang dan barang.
3. Pengawasan pelaksanaan Check Body pada saat jam pulang oleh Ka Satpam.
4. Memastikan karyawan menggunakan ID Card.
5. Melaksanakan Prosedur Penerimaan Tamu dan tamu dijemput oleh staff yang dituju.
6. Apabila karyawan membawa barang keluar, pastikan disertai dengan surat pengantar.

Area Penjualan / Display.

1. Patroli area penjualan.
2. Pengawasan CCTV dan pelaksanaan Prosedur Pemantauan dan Tindakan apabila ditemukan hal yang mencurigakan.
3. Menegur SPG/SPB yang bergerombol atau mengobrol di satu titik area penjualan.

Kasir.

1. Pengawasan oleh anggota patroli/ Danru apabila antrian kasir penuh/panjang.
2. Pengarahan dan pengaturan antrian oleh satpam.
3. Mengarahkan konsumen yang tidak berbelanja untuk keluar melalui pintu akses keluar yang telah ditentukan (yang telah dipasang Padestal, Detector).

Membatasi Kemampuan.

1. Karyawan wajib menggunakan ID Card.
2. Karyawan tidak boleh membawa tas/ jaket kedalam area.
3. Apabila karyawan berbelanja wajib menunjukan struk belanjaan dan diperiksa oleh satpam.
4. Apabila membawa barang keluar wajib menunjukan surat pengantar yang dikeluarkan oleh atasan masing-masing.
5. Mengarahkan konsumen untuk menyimpan tas/barang bawaan ke tempat yang telah ditentukan.
6. Membuat suatu grup komunikasi antar petugas pengamanan pada suatu industri retail/yang sejenis untuk berbagi informasi mengenai modus atau identifikasi kelompok/sindikat pencuri profesional yang bergerak di area retail.

Pengamanan di industri retail bersifat sangat komplek karena tidak saja melibatkan anggota satpam, tetpi harus juga didukung oleh manajemen klien, karyawan, SPG/SPB, petugas parkir, petugas kebersihan, dll. Semua pihak harus memiliki sense of security dan memiliki jaringan informasi yang dapat langsung disebar sehingga tindakan pencegahan atau tindakan pengamanan dapat segera diambil. Semua pihak juga harus mempunyai “rasa memiliki” terhadap perusahaan tempat dimana ia bekerja, sehingga tingkat kerugaian akibat kebocoran, kehilangan, kerusakan dapat ditekan.

Demikian contoh Rencana Pengamanan dapat disesuaikan dan dirancang mengikuti AGHT di area masing masing.

TERIMA KASIH